Minoterie mode d’emploi

Minoterie permet de collecter des déclarations de services à partir de pain.

La page d’accueil résume les actions possibles selon le rôle de la personne connectée (ces rôles peuvent se cumuler).

– Un enseignant verra sur la page d’accueil ses déclarations de service. Il peut commenter et annoter ces déclarations de service.

– Un responsable de département se servira de minoterie pour importer des déclarations de service depuis le pain de son département.

– Finalement, une personne en charge du traitement des déclarations (service du personnel etc.) pourra lire toutes les déclarations transmises et leurs annotations et en marquer certaines comme traitées.

Un département peut transmettre plusieurs fois la déclaration d’un enseignant, seule la plus récente est affichée. Par contre les annotations de l’ancienne déclaration seront perdues. Dès qu’une déclaration est marquée comme traitée, il n’est plus possible de transmettre une nouvelle déclaration du même département, pour le même enseignant. De même, les déclarations traitées ne peuvent plus être annotées.

Ainsi, pour les personnes en charge du traitement des déclarations, il vaut mieux marquer une déclaration comme traitée dès le début de son traitement, pour éviter qu’elle soit mise à jour durant son traitement.

Déclaration du service prévisionnel versus déclaration du service fait

Minoterie fonctionne désormais (mai 2013) selon deux modes, tour à tour choisis selon la période de l’année :
– soit on y manipule des déclarations prévisionnelles, qui annoncent le service prévu pour chaque enseignant pour l’année à venir (juillet-septembre) ;
– soit on y manipule des déclarations de services faits, déclarations définitives, qui font le bilan en fin d’année des services effectuées par chaque enseignant (mai-juin).

Le mode de fonctionnement (prévisionnel/définitif) est fixé globalement pour tous les utilisateurs (directement dans une table de configuration). Il doit y avoir normalement au moins une déclaration prévisionnelle et une déclaration définitive par enseignant dans la Minoterie en fin d’exercice.

Dans le mode service définitif, Minoterie restitue la déclaration définitive du service fait, telle que transmise par le département et l’annote automatiquement de manière à faire apparaître les différences avec la déclaration prévisionnelle, avec les conventions suivantes.

– Une intervention qui s’est déroulée exactement comme elle était envisagée dans la déclaration prévisionnelle apparaît normalement (sur fond blanc).
– Une intervention nouvelle (portée au bilan sans qu’elle n’ait été déclarée de façon dans un prévisionnel) apparaît sur fond bleu clair.
– Une intervention obsolète, c’est à dire envisagée dans le prévisionnel mais n’étant pas portée dans le bilan apparaît sur fond gris, biffée.
– Une modification dans une intervention apparaît sur fond jaune et l’ancienne valeur est visible au survol.
– Les totaux sont ceux du bilan (aucune prise en compte du prévisionnel).

Du fait de cette annotation par les différences entre définitif et prévisionnel, les annotations manuelles ne sont pas visibles en mode déclarations définitives. Ces annotations, peu utilisées, pourraient disparaitre à terme.

Importation de déclarations

Si vous devez utiliser minoterie pour importer des déclarations voici quelques précisions.

En arrivant sur la page d’importation, minoterie utilise votre accès à pain pour récupérer les listes d’enseignants de votre département (par catégories). Minoterie vous affiche alors les informations déjà transmises au nom de ces enseignants pour votre département. Si une déclaration a déjà été transmise, si elle a déjà été annotée, si elle a déjà été traitée.

La colonne la plus à droite vous permet de sélectionner les enseignants pour lesquels vous voulez transmettre une nouvelle déclaration. Une fois la sélection effectuée, vous pouvez cliquer sur le bouton d’importation. Cette opération peut être répétée autant de fois que nécessaire.

Si pour un enseignant une déclaration a déjà été traitée, vous ne pourrez pas sélectionner cet enseignant pour votre envoi.